これさえわかれば簡単!基本のビジネスメール

基本

ビジネスメールについて書き方に悩む方も多いと思います。

毎回、細部にまで気を遣うのって疲れますよね。

しかし、基本のフォームってだいたい決まっていて、これを必要に応じて応用するだけで立派なメールが完成します。

今回の記事で、英文メール作成への心理ブロックを華麗に粉砕するお手伝いができれば何よりです。

基本のフォーム
  1. ご挨拶
  2. 伝えたいこと(1~2センテンス)
  3. 2の補足情報(詳細や状況、理由など、必要があれば。1~2センテンスでよい。)
  4. 相手に望むこと
  5. sign-off

基本の文型はこれだけです。

相手もあなたと同じで、毎日大量のメールを捌く必要があるため、要点を簡潔に伝えたほうがさっさと対応してくれます。

以下に各項目ごとに使える超具体的な表現を集めてみましたので、使えそうなものを組み合わせて自分メールを作成してみてください。

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1.ご挨拶

まずここですよね。

わかります、書き出しが一番悩みます。

ここをクリアすればあとは制したようなもの。

宛先
  • Dear XX, 
  • Hello,
  • Hi XX,

これらはNeutralな表現で、相手が目下でも目上でも問題なく使えます。

  • Dear XX,
  • Dear Sir/Madam,
  • To whom it may concern,

これらはFormalなメールに使用します。ほとんど定型文なので、このまま覚えてしまいましょう。

2番目と3番目の宛名は、「担当者名や担当部署名は判らないけど、このメールを処理してくれる方誰でも」宛てに送りたいときに使います。

  • Hi,
  • Hey,
  • Hi XX,

よく知っている人、いつもやり取りする人ならこれで問題ないです。おそらく先方も同じ温度の返しをしてくれるはずです。

ほか、お客さんやクライアントあての告知などには

  • Dear customer,

また、社内のあるプロジェクトチーム、またはチーム内の特定の人あてに送りたいときは

  • To XXX[プロジェクト名] project manager,
  • To all project team members,

などなど。

宛名の最後には必ずカンマ「,」を付けましょう。

簡単なご機嫌伺い(オプショナル)

必ずしも必要なくだりではありません。

マンネリ化を防ぐために、気が向いたらたまに使って緩急つけるとよいでしょう。

  • I hope you are well.(元気だといいんですが)
  • I hope you spent great time on your holiday/vacation.

アメリカ人にはvacationを、イギリス人にはholidayを使いましょう。

  • I apologize/apologise for the delay in my reply.

同様にUS/apologize, UK/apologiseとなります。

が、別にどっちのどっちを使っても怒られることはありません。

非英語ユーザーにそこまで期待されることはまずないので安心してください。

ちょっと返事が遅くなったな、と思ったら添えてみましょう。

  • Thank you for your e-mail.(どんなメール内容に対しても使える)
  • Thank you for your inquiry about our products/services.(自社製品やサービスへの問い合わせに対して)
  • Thank you for spotting this issue.(報告や何かを指摘された時への返し)
  • Thank you for your investigation/checking.(確認や調査をしてもらったとき)
  • Thank you for your quick reply.(相手がすくに返事をくれたとき)
  • Thank you for your prompt action.(相手が速やかにこちらの依頼を処理してくれたとき)

まずこの一言をメールの頭に持ってくると、あとが続けて書きやすくなります。

また、どこか適切な関係部署にあなたのメールを転送してほしいときは、

  • Please pass this e-mail to the relevant department/personnel.

と記載するとよいでしょう。

relevant departmentは担当部署、relevant personnelは担当者です。

 

2.伝えたいこと

ここはずばり、単刀直入に本題に入ります。

なぜメールをしているのか、を簡潔に1~2センテンスくらいにまとめましょう。

以前に頭出し(heads-up)しておいた件について、引き続き認識合わせしたいときは、

  • As we discussed the other day, 
  • As we discussed earlier,

のように言うことができます。

今週または今月の予定について話したいときは、

  • Let’s confirm our plans for this month.
  • I would like to follow up on our meeting last week and confirm our plans for this week.

など。

上(Let’s~)がinformalな表現、下(I would kike to~)がformalな表現になります。

ほか、こんな風に書きだしても要点が伝わりやすくなります。いずれもFormalな言い方です。

  • I need to bring something to your attention: 
  • I am writing to inform you about a price increase on our items.
  • I am writing regarding the issues we have been having with our server system.
  • This is just to let you know that the system has successfully been updated.

また、いつもやり取りしてて親しい相手に対するcasualな表現なら、以下で十分です。

  • Do you know when the database issue will be fixed?

 

3.2の補足情報

ここは

  1. なぜ伝える必要があったのか
  2. その結果何が発生したのか

などの状況説明が必要な場合は記載します。

たとえばクレームのメールを送るときは、記載があったほうが相手がより状況を把握しやすくなります。

  • Actually,
  • Due to,
  • Because,

このような書き出しでもよいし、特に定型もなく自由な文体で書いて大丈夫です。

次に書く「相手に望むこと」に続けやすくなりますが、なければ不要です。

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相手に望むこと

「つまりどうしてほしいのだ」ということをここで書きます。

「お願いしたいのですが、難しいでしょうか」くらいの表現は以下です。

  • Would you mind sending me the document?

“Would you mind”の後ろは~ingとなります。

この形式の質問への返しは、ちょっと注意が必要です。

「いいですよ」という場合は下記のように否定形になります。

  • No, not at all.(全然OK)
  • No, I don’t mind.(気にしませんよ= 送りますね)

反対に気にするとき、してほしくない時、したくない時などは

  • Yes, I do mind.(気になります= 難しいです) 

など、肯定形が否定の意味を持ちます。

がまあ、よっぽど無茶ぶりをしない限りはYes, I do mind.が返ってくることはないでしょう。

「~していただけるとありがたいです。」と言いたいときは、

  • I was wondering if you could~
  • I was wondering if you would be able to ~
  • I would be grateful if you could~

こんな感じです。

藁にもすがりたいときは、丸投げ感漂うこんな丁寧表現がおすすめです(※乱用注意)。

  • Any assistance you could give me in this matter would be greatly appreciated.

上記は概ね丁寧な表現となります。

カジュアルな表現でよければ、

Can you please ~?でもよいです。

 

締め

ここまでくれば終わったも同然です。

適切な一言を添えて、締めましょう。

「ご不明点がありましたら、遠慮なくお知らせください」と言いたいときは、

  • Please do not hesitate to contact me if you have any questions.
  • Please let me know if you have anything concern.
  • If you have any concerns, please feel free to contact me.

この辺が王道です。手堅いですね。

「ぜひとも返事や回答がほしい!」というときは、

  • I am looking forward to hearing from you soon.
  • Awaiting your reply.
  • Please confirm your participation by return.

と必ずメールの最後で念を押しておきます。

「どうぞよろしくお願いいたします」

  • Thank you for your continued support.
  • Thank you in advance.
  • Thank you for your understanding and cooperation.

上2つは一般的な「よろしくお願いします」ですね。

下は「”ご理解ご協力のほど”よろしくお願いします」という意味になります。

 

Signed-off

おつかれさまでした。最後です。

社内、取引先一般など、一般的な表現はこちら。

  • Kind regards,
  • Best regards,
  • Best Wishes,

どれでもよいです。

すこしやり取りの多めな人同士では、以下のようなすこしカジュアルな言い方で大丈夫です。

  • Regards,
  • Best,
  • Cheers,
  • Take care,
  • Many thanks,

超フォーマルにしたい、する必要のあるメールは以下の通りです。

1. ご挨拶のところで、あて先をDear Sir/Madamにした場合は以下を使用しましょう。

  • Yours Sincerely,
  • Faithfully yours,

「敬具」くらいの意味になります。

普段使いでは登場しませんので、上の表現のほうが使用頻度は高いでしょう。

 

いかがでしたでしょうか。

基本文型を意識すると、ぐっとメールが作りやすくなると思います。

ぜひ取り入れてみていただけたらと思います。

今回はここまでになります。

最後までお読みいただき、ありがとうございました<(_ _)>

 

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