使える基本のビジネスメール~番外編1~

基本

前回基本のメールをご紹介しました。

でもほかにもメールって色々ありますよね。

というわけで、書ききれなかったほかの文例などをまとめたら結構ありましたので、こちらでタップリ紹介したいと思います。

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クレームメール

日本語では「クレーム」メールと言いますが、正しくは「Complaint」メールと言います。

意味はまったく同じ。抗議するためのメールですね。

ちょっと逸れますが、本来の”claim”は請求、要求、主張とか申し立てという意味合いになります。

下記のように名詞、動詞どちらの形式でも使えますが、不平や不満という意味はありません。

  • He made a claim on his insurance policy.
  • She should claim compensation for the hours you worked.

一方日本語の「クレーム」は不平や不満を意味するものとして使われています。なので、「Complaint」メールと言ったほうがのほうがここでは適切な対訳となります。

  • This letter is to notify you regarding a problem I am having with the XX that I received …(受領したXXの不具合についてお知らせします)
  • If this software does not work then, I would like to request a refund.(もしこのソフトが動作しなかったら返金してください)
  • We would appreciate it if you could look into this and send us replacement as soon as possible.(こちらご調査いただき、また代替品を手配いただけると助かります。)

謝罪メール

これも大事ですよね。

日本人は謝りすぎて謝罪慣れしているので、比較的心の抵抗が少なくすらすら書けると思いますw

ちなみに、メールでは2回謝ると丁寧になるので、まず最初に謝ったあと、最後にもう一度謝罪文を仕込むとよいでしょう。

例えば文頭で

  • I am sorry for ~
  • I am sorry, but something urgent came up and a cannot visit you tomorrow.(急用により明日の訪問ができなくなり申し訳ございません)
  • We are sorry to inform you that…(残念なお知らせですが….)

と言っておいて、文末では

  • Please accept my apologies for your confusion.(誤解を与えてしまい、申し訳ございません)
  • Please accept my sincere apologies for the trouble caused to you.(ご不便をおかけして申し訳ございません)
  • Please accept our apologies for any inconvenience this caused you.(お手数おかけして申し訳ございません)

と、少し表現を変えてメールの後ろのほうに書き足しましょう。

「sincere apologies」とするとさらに丁寧になります。

「Please accept my apologies for」も「I am sorry for」もその後ろに続く文はどちらにも使いまわせます。

  • your confusion.
  • the misunderstanding.
  • the mistake.
  • any inconvenience caused.
  • my late reply.

「以後、気を付けます」ということを言いたいときは以下ですね。

  • We will take care in future to make sure this does not happen again.(再発しないように以後気を付けます)

予定を延期する必要があるとき、気の進まない告知などの時に使えるのがafraidまたは regretです。

  • I apologize but I am afraid we are going to have to reschedule.(申し訳ありません。残念ですが、日程変更が必要です。)
  • Unfortunately, I’m afraid we are going to have to cancel the next meeting.(生憎ですが次のミーティングはキャンセルさせていただきます。)
  • I am afraid I have another appointment at the time.(残念ですが別の予定がありまして)
  • I regret to inform you that she will leave this company by the end of this month.(残念なお知らせですが、彼女は今月末で退職します)

また、あえてThank you を使うというテクニックもあります。

感謝の表現を使用することで、相手の承認欲も満たしつつ円満解決を図る、というお得な技です。

  • Thank you so much for spotting this issue.(この問題を取り上げて頂き(=お知らせ頂き)ありがとうございます。)私たちも気づかなかった、という意味を込めることができます。
  • Thank you so much for your patience while we sort this thing out.(解決までの間、ご辛抱(=許容)いただき、ありがとうございます)
  • Thank you for your understanding.(ご理解いただき、ありがとうございます。)

“Thank you for your understanding.”はほかに「ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます」という意味でも使えます。

  • Thank you very much for notifying us of the error in your delivery.(着荷に関して不手際があったとのお知らせをいただき、ありがとうございます。)

今後も関係を続けていく相手なら、より良い関係を築いていくきっかけにしたいですね。

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トピックを変更したいとき

別件で連絡したものの、確認したい案件がある場合、上記のような言葉を使って話題を変えることもできます。「話題が変わった」ことを示すことで、相手に別件であることが伝わります。

  • There is one more thing I would like to discuss with you.
  • Regarding…
  • Meanwhile…
  • I would also like to ask you about…

1件目に関しての記載が完了したらこれ等の表現を用いて話題を変えてみましょう。

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急ぎの依頼や要件があるとき

急ぎのメールは地味に相手にストレスを与えます。

丁寧な文面を心掛け、なるべく濫用しないようにしましょう。

  • Please arrange a meeting of all dept heads by tomorrow at the latest.(遅くても明日中にミーティングを設定してください)
  • As a matter of urgency, you need to contact all the clients who may have been affected by this data issue.(緊急のため、本件により影響を受けるすべての関係各所へ連絡する必要があります)
  • Could you please do this at your earliest convenience.(お手すきになりましたら至急ご対応頂けますでしょうか)”at your earliest convenience”は”As soon as possible”より丁寧になります。
  • I apologize for the urgency, but could you please do X/send me XX/complete XXX at your soonest possible convenience.(急ぎの依頼となり申し訳ございません。なるべく早めにご対応のいただけますよう、よろしくお願いいたします)
  • I would be grateful if you could complete this before 15/Sep EOD.(9/15中に完了させて頂けると助かります)
  • Since this is a relatively urgent ask, let’s put a hold on project/meeting/deliverable until you’re finished.(比較的急ぎの依頼なので、終わるまでほかの案件は延期しましょう)

いかがでしたでしょうか。

必要個所を変更頂ければ、そのまま使えるような文例をなるべく選んでいます。

お好みに応じて再利用いただければ幸いです。

 

今回はここまでです。

最後までお読みいただきありがとうございました<(_ _)>

 

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