使える基本のビジネスメール~番外編2~

基本

前回までで使えるビジネスメールの文例をいくつか紹介しましたが、まだまだあります。

使える基本のビジネスメール~番外編1~

これさえわかれば簡単!基本のビジネスメール

まだあるのかと思われたかもしれませんが、まだありますw

上達を実感できる【GABA】

告知のみ(相手のアクションが不要なとき)

何も言わなくていい、ただ聞いてくれ!というときの文例です。

このようなただの告知みたいなメールも、結構作る機会があるので知っておくと便利です。

下記のような書き出しで始まる文面なら、暗に相手に「アクション不要」であることが十分伝わります。

  • This is just to keep you updated.(変更についてお知らせします)
  • This information does not require any immediate response, but please keep an eye on the situation.(本件につきまして早急な対応は不要ですが、ご留意のほどよろしくお願いいたします)
  • Please be informed that our opening hours will be changed as following from 1 October 2020.(2020年10月より開店時間が以下のように変更になりますのでお知らせします)
  • XYZ ltd is pleased to announce that we will be moving to our new office on 1 Apr. 2020.(2020年4月の弊社事務所移転予定の旨を告知いたします)

まあ、相手を安心させるために次の言葉を添えてあげてもよいでしょう。

  • No action needed.(ご対応は無用です)
  • No further action required from your end.(貴社にご対応頂くに及びません)

など。

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英語でアポイントメント

アポイントを取る、というのも業務の一つですよね。

つくづくメールというのは、相手にも自分にも返事までの時間を急かすこともなく、十分考える時間を与えてくれる素晴らしいツールですよね。電話だとパ二くったりしてしまいます、まったく。

  • Are you available on 25 September, at 11:00 am?(9/25の11:00はいかがでしょうか?)
  • I look forward to seeing/meeting you.(お会いできるのを楽しみにしております)
  • I will be available on next Monday from 10:00 am to 12:00 pm.(来週月曜の10:00~12:00は空いてます)
  • Are there any other days that are convenient for you?(ほかにご都合のよろしい日はありますでしょうか?)
  • I will adjust my schedule accordingly.(スケジュール調整いたしますね)

ちなみに横ですが、Appointmentはミーティングのほか、面会、面接や病院の予約の時に使います。

レストランやヘアサロン、旅行やライブ、フライトなどはbookingと言います。

日本語では同じ「予約」でも、英語では状況で使い分けますので気を付けましょう。

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不在時のメール返信

メールの最後に記載したり、不在中の自動応答などに設定して不在を告知するものです。

不在予定となる期間まで間があるときは、ただ不在であることを伝えれば十分でしょう。

直近に不在予定となる場合は、「不在中はこういう形で対応する」旨を添えてあげれば仕事ができそうに見えてお得です。

  • I will respond/reply to your message on my return.(戻り次第回答いたします)
  • During my absence, please contact XXX@XX.XX for any urgent issues.(不在中何かありましたらXXX@XX.XXまでご連絡ください)
  • I will be out of office from 4 November to 11 November.(11/4~11/11まで不在となります)

 

ビジネスメールその他の使える表現

そのほかにも英語のビジネスメールで使えそうな表現を集めてみました。

なかなか日本語から英語へ言い換えられない表現も含めて、現場でよく使う文例を列挙しています。

カッコ内の日本語は意訳になりますがご参考までに。

  • No changes required.(変更不要です)
  • All OK as it is.(ご提示いただいた内容ですべて問題ございません)
  • Sorry for being patient.(ご辛抱頂き申し訳ございません)
  • Sorry for the late notice.(ご連絡遅くなり申し訳ございません)
  • Sorry for your confusion.(誤解を招く表現で申し訳ございません)
  • I hope this helps.(回答になっていますでしょうか(casual))
  • I hope this will will be an assistance of you.(回答になっていますでしょうか(formal))
  • It is no problem at all.(まったく問題ございません)
  • Always happy to help.(お役に立てれば幸いです)
  • I will try to make sure that it does not happen in the future.(再発防止に努めてまいります)
  • Sorry you had trouble with XX.(ご迷惑をおかけいたしました)
  • As Tokyo office has holidays next week, we would like to have your reply ASAP, so it can be properly prepared for XX.(東京オフィスは来週休暇のため、この間にXXの対応をいたしたくご回答いただけますと幸いです)
  • Tokyo office will be on holiday until Monday the 27th, so I may not be able to reply to questions until next week.(東京オフィスは27日月曜まで休暇のため、お問い合わせの回答は来週になります)
  • Please see below/attached.(以下を/添付ファイルをご覧ください)

いかがでしたでしょうか。

使い倒していくうちに表現の差分にも抵抗がなくなり、無意識に使えるようになっていきます。

いろいろな言い回しのバリエーションを増やして、英文ビジネスメールの達人になっちゃってください!

今回はここまでです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました<(_ _)>

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